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Digitalización o solo tecnología?

Blackberry en el bolsillo, GPS en el coche, teléfono última generación con cámara de video, portátil con la última generación de grabadores de DVD, iPod para la música, un bolígrafo que transfiere al PC lo que escribimos de manera automática, internet con ADSL inalámbrico en casa… No se trata de un catálogo de una gran superficie de tecnología, se trata de las “armas de seducción” de cualquier directivo actual.

La pregunta que surge ante tanto alarde tecnológico es, ¿estamos ante algo que se utiliza al 100% o ante una obligación del status que nos hace pesados los bolsillos y convierte el maletín en el soñado por un electricista?. Hoy en día todos estos aparatos –y muchos otros- han convertido el mundo en un lugar más pequeño, la comunicación en algo accesible desde cualquier lugar y permiten que, estemos donde estemos, la información y las posibilidades de acción se conviertan en infinitas, mejorando la calidad de la gestión y su agilidad, ¿pero tanto como podemos con un buen uso de los mismos?.

Si pensamos en el mundo de la gestión de la empresa, podemos observar que no siempre es cierto que a más tecnología mayor nivel de integración, mejor gestión del conocimiento y mayor intensidad de utilización, muchas veces es exactamente al contrario. En una empresa, los niveles productivos y la distribución hacen un uso intensivo de los sistemas de información, no podemos pensar en una fábrica sin su sistema de gestión, de tramitación de órdenes de trabajo, de gestión de almacenes… tampoco podemos ya pensar en un distribuidor que no sepa rastrear sus envíos, sus vehículos y planificar su carga de trabajo. Sin embargo a medida que ascendemos en la empresa, paralelamente al aumento en la utilización de nuevos aparatos electrónicos, disminuye la intensidad de uso de las posibilidades que los sistemas y las Tecnologías de Información y Comunicaciones ofrecen.

Disponemos de todo tipo de aparatos, pero muchas veces o están infrautilizados o no están interconectados. La propia maraña tecnológica y el aumento en el número de emails gestionados nos imposibilitan percibir que nos hemos convertido en esclavos de los aparatos electrónicos y, lo que es peor, muchas veces sin obtener todo lo que pueden dar a cambio, que es mucho y muy bueno.

Bastaran unos breves ejemplos para explicar a lo que me refiero. Hoy en día no concebimos una red de vendedores que no disponga de teléfono móvil, pero ¿cuántas de las capacidades del móvil se utilizan de forma intensiva?, ¿utilizamos todas las capacidades del sistema de mensajes SMS para integrar información en el sistema de gestión o reporting?, ¿lo tenemos conectado a sistemas de tracking?, si disponen de acceso a internet, ¿pueden consultar la intranet de la empresa desde el móvil de forma ágil?. El uso de las blackberry o PDA con acceso a internet también se ha multiplicado en los últimos dos años, pero ¿puede el usuario acceder al sistema de información de la compañía desde ellas? ¿o la utiliza solamente para el correo y como agenda?. El propio PC o portátil está muchas veces infrautilizado, en muchas empresas los directivos no disponen de un adecuado sistema de información para la dirección (información de gestión, la competencia, proyectos…suficientemente estructurada y jerarquizada), sino que cada uno almacena y graba su información según su mejor criterio.¿Disponen los usuarios de PC/Portátil del grado requerido de seguridad, y backup de la información?.El uso del e:learning aumenta en las empresas, pero ¿por qué casi solo se usa para idiomas cuando la empresa dispone de muchos, muchísimos contenidos mucho más interesantes?.

Si seguimos escalando en la cúspide de la empresa y abandonamos la Dirección para llegar al Consejo ocurre exactamente lo mismo, ¿utilizamos de alguna manera las posibilidades que los móviles, las PDAs, el mail o internet tienen o solo se usan para las convocatorias de reuniones?, todavía hoy la mayoría de las empresas –incluyendo muchas de las grandes- no disponen de ningún sistema de información específico para la gestión del Consejo, y eso si que permite aumentar la transparencia y mejorar la gestión del conocimiento.

No trato de pintar un panorama negativo –yo mismo soy adicto a muchos de los aparatos descritos y me gusta experimentar con ellos-, sino todo lo contrario, de abrir los ojos a la gran cantidad de mejoras que pueden obtenerse en la gestión de las empresas y en la calidad de vida de sus directivos mediante la integración de diferentes sistemas de información y un uso más intensivo y racional de las maquinitas que nos rodean y muchas veces nos invaden. De nosotros depende que sigan asomando por nuestros bolsillos o nos ayuden de verdad a mejorar la gestión utilizándolas en un 90% de sus posibilidades.

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